二级学院办公室是学院党总支（分党委）、行政的综合办事机构，是集人事、行政、文字、信息、后勤、接待等为一体的综合性部门，包括教学、科研、管理等职能，是高校各项工作得以顺利开展运行的重要组成部门。发挥着承上启下、内部协调、外部联系的作用，承担着传达、联系、参谋的重要任务。

一、学院党政综合办公室主任岗（兼任教学秘书）

（1）在学院领导下安排和落实学院党务、院务工作及日常工作。贯彻执行落实学院党政领导和部门的决议和指示。参加党政联席会议并做好记录。

（2）协助学院党政领导协调学校、学院、教研室之间相关联的工作，当好学院领导的参谋和助手。

（3）组织和督促检查本各办公室完成日常行政工作，督促检查岗位责任制执行情况。

（4）负责做好各类教学文件、信函、报告、材料的转发、传递、整理工作。

（5）拟定行政工作计划，起草学院各种报告、决定和总结等。

（6）负责学院年终考核、职称评定的材料工作。协助院领导做好引进人员、行政人员的考核工作。

（7）负责全院教职工的考勤工作。组织学院行政人员的政治、业务学习和其他活动。

（8）负责管理和使用学院行政公章。

（9）负责全院办公用品购置和管理；做好经费预算、津贴核算及报销工作。

（10）负责对外协调联络和来院检查指导工作的上级领导和学院邀请专家的接待，做好学院校友联络和校友活动的组织安排。

（11）做好宣传、文化、精神文明、统战及工会、妇委会等工作。

（12）统计、汇总全院参加开学补考的学生（包括延读生））并打印及发放准考证。

（13）安排及落实学生网上选课工作，统计、汇总全院参加开学补考的学生（包括延读生）名单和补考安排。

（14）几个国家级大型考试的（计算机等级考试、英语四六级考试、汉语水平考试、心理学教育学考试、普通话测试）收费统计及准考证和证书的发放工作。      

（15）每学期的学业警告、学籍处理学生的统计上报材料等工作；退学、休学、复学、转专业及保留学籍学生的成绩档案整理及有关手续工作。

（16）应届毕业生成绩整理工作以及毕业审核工作；历届延读生的二次、三次毕业审核工作。

（17）出示学生成绩及各种教务上成绩证明。

（18）期末及开学课程不及格学生统计报名工作及监考老师安排工作；日常处理学生各种成绩、重修、选课、考试报名等教学环节出现的问题；

（19）完成学校和学院安排的其他日常性工作。

二、行政秘书岗位职责

（1）做好学院安全管理工作，协助主管领导完成安全生产相关工作，负责学院节假日值班安排。   

（2）负责学院各办公室设备的报修工作。

（3）负责做好各类行政文件、信函、报告、材料的转发、传递、整理工作，处理院内外的来往函件。

（4）负责学院保密工作。

（5）负责学院综合档案的管理、大事记的撰写，整理归档与档案移交工作。

（6）完成学校和学院安排的其他行政事务性工作。

三、研究生秘书岗位职责

（1）协助主管领导协调、督促、检查各系做好所承担的研究生工作。建立和管理研究生教学档案，做好研究生方面公文、信函、材料等的归档、转交工作。负责具体办理院组织和开展的与学科建设、研究生培养相关的各项学术活动的有关工作。

（2）协助主管领导做好学院的研究生管理工作，参与制定本学院研究生的发展规划及研究生招生计划，协助做好研究生招生工作。

（3）负责研究生的排课、考试、期中教学检查、见习实习和研习、各类奖项的评选、成绩登录等工作。

（4）做好本院招收硕士研究生复试录取工作。负责做好推荐优秀应届本科毕业生、硕士毕业生推免工作。

（5）协助做好研究生培养计划、课程设置工作，了解并及时反映研究生的教学情况。组织好研究生的开题报告、中期考核工作、毕业研究生的论文预审读、答辩工作以及研究生的学位评审工作。

（6）协助做好本院研究生导师遴选、管理及沟通工作。

（7）做好院领导交办的其他有关研究生管理工作。

四、科研秘书岗位职责

（1）协助主管领导协调、督促、检查各系做好所承担的科研工作。建立和管理科研档案，做好科研方面公文、信函、材料等的归档、转交工作。负责具体办理各类与教师科研及教师学术能力提升相关的学术活动工作。

（2）协助主管领导做好学院的科研管理工作，参加制定本学院科研发展规划。

（3）负责学院教职工的职称评定的科研业绩认定工作。管理好所属工作的归档工作。负责科研工作的年终总结起草工作，每年年末做好全院教职工的科研统计、归档工作。及时、准确上报上级主管部门所需材料和各种报表。

（4）随时了解、下载、收集学校科研相关文件，并及时反馈给相关领导及全院教职工。

（5）做好院领导交办的其他有关科研管理工作。

五、实验员岗位职责

（1）协助学院主管领导和实验室主任协调、督促、检查各专业实验室做好所承担的教学和科研的实验实训工作。

（2）建立和管理实验室档案，做好实验方面公文、信函、材料等的归档、转交工作，完成学校实验中心相关通知传达和信息上报工作。负责具体处理各类实验实训教学工作相关的实践活动工作。

（3）协助实验室主任做好学院的实验室管理工作，参加制定本学院实验室发展规划、参与实验室工作的年终总结起草工作。做好学院实验室实验环境、设施设备的登记工作。认真做好安全、防火、防盗工作。

（4）负责学院实验课程的教学和实践的准备工作。对实验室各种设备均应建立技术档案，认真填写、妥善保管并登记备案。根据实验课程教师和学生的相关实验实践内容，准备好实验环境与设备，实验室所有设备的完好率不低于百分之九十。

（5）做好实验室环境与设备的维护与保养工作。认真做好环境与设备使用记录和交接班记录，对出现的故障应及时处理和汇报。定期对机器进行维护，保证环境与设备的正常运行，确保各项实验实训任务的完成。实验结束后督促实验师生做好实验室卫生，保持良好的实验室环境。

（6）做好学院部分实验室对外开放的管理和使用登记工作。在不影响教学、科研、对内及对外培训的前提下，其他单位或个人需要临时使用实验室，需提前向相关领导申请，同意后需及时联系管理人员。实验室内的设备等物品不能擅自搬出和挪用，非维修人员不得随意拆装室内设备。确因工作需要借用的，必须由主管领导同意后完善相关书面手续方可办理。

（7）管理员负责网络安全和信息安全工作，依据国家有关计算机实验室的网络进行管理、控制、监督、审查。熟悉并必须遵守《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中国教育和科研计算机网暂行管理办法》及国家有关法律法规，严格执行安全保密制度，并对所提供的信息负责。对设备使用人员有违反操作规程者，有权批评制止和停止其继续使用设备。

（8）完成学校和学院安排的其他日常性工作。

六、成教干事岗位职责

（1）协助主管领导安排和落实学院成人教育日常工作。建立和管理成人教育学生教学档案，做好学院成教方面公文、信函、材料等的归档、转交工作。

（2）协助主管领导做好学院成教学生管理工作；参与制定本学院成人教育学生的发展规划工作；协助拟定学院成人教育工作计划，起草学院成人教育各种报告、决定和总结等。

（3）负责和学院成人教育、教学相关活动的信息报送和新闻稿撰写工作。

（4）负责学院成人教育学生的排课、考试、教学检查、成绩登录检查等工作；

（5）安排及落实学生网上选课工作，统计、汇总全院参加补考的学生（包括降级生）名单和补考安排。

（6）每学期的学籍处理学生的统计上报材料等工作；退学、休学、复学、转专业及保留学籍学生的成绩档案整理及有关手续工作。

（7）应届毕业生成绩整理工作以及毕业审核工作；历届延读生的二次、三次毕业审核工作。

（8）学生学业成绩出示及各种教务成绩证明开具。

（9）日常处理学生的成绩、选课、考试报名等教学环节出现的问题；协助协调处理与成教院、思纽与西南大学线上教学平台的联络工作。

（10）完成学校和学院安排的其他日常性工作。